Algemeen

Van online naar volledig online doen wij zo

Net als de rest van Nederland hielden wij als MKB’er afgelopen weekend alle berichten over het Coronavirus nauwlettend in de gaten. De afgelopen weken hanteerden we – met ons kerngezonde team 💪 – het “voel je je goed? Dan mag je naar kantoor komen” beleid. Maar toen op zondag het bericht kwam dat de scholen én horeca gesloten werd, moesten ook wij de knoop doorhakken. Na een kort telefoongesprek besloten Kim en ik om alle afspraken af te zeggen en iedereen verplicht thuis te laten werken.

“We gaan thuiswerken” is makkelijk gezegd, want dit gaat veel verder dan alleen een stoel en een laptop. We zijn bij MIDDAG gewend om ‘asynchroon’ te werken door de inzet van tools zoals Slack, een online planning en online documentatie, maar écht afgezonderd zitten is wel even anders. Tip: check de lijst met de tools die wij gebruiken onderaan deze pagina.

Toen op zondag eenmaal de knoop was doorgehakt volgde de praktische kant: hoe konden we iedereen goed thuis laten werken? Daarom waren Kim en ik maandagochtend meteen op kantoor om ieder zijn werkplek (en koffiemok) in te laden en deze thuis langs te brengen. Een eetkamerstoel is namelijk prima om even snel een mailtje op te moeten tikken, maar met naar verwachting drie weken thuiswerken zou dan het eerstvolgende teamuitje een groepsreis naar de chiropractor worden. Daar wordt niemand blij van natuurlijk. Dus, met de auto vol met bureaustoelen en iMacs gingen we op pad:

Rond het middaguur was iedereen weer online en werd afgestemd hoe we onze dagelijkse gang van zaken 100% online konden voortzetten. Na het aanvullen van ons handboek voor Thuiswerken konden we gelukkig vrij snel weer aan de slag. Maar het was wel hectisch: we kregen veel vragen van collega-ondernemers over het online verkopen van producten, advies over online samenwerken en online zakendoen. Daarnaast zagen we een behoorlijke stijging in het verkeer op het door ons ontwikkelde communicatieplatform voor ouders en scholen, Walvi. Logisch natuurlijk, want scholen moeten nu noodgedwongen alles via online berichtgeving afhandelen.

Het vervangen van het sociale contact is en blijft moeilijk, ook met tools zoals Slack. De gezamenlijke pauze moeten we ook online goed afstemmen, anders is de verleiding te groot om gewoon door te blijven werken. Daar hebben we (uiteraard) wel een trucje voor:

Gezellig even praten met een kop koffie of aanschuiven bij de Pancake Friday™ 🥞 zit er voorlopig ook even niet in. Daarom zitten we wel iedere morgen om 9:15 sharp met een kop koffie klaar voor onze stand-up meeting.

Hoe nu verder? Tsja dat is moeilijk te zeggen. “We’ve got this” geldt dan misschien wel voor ons soort bedrijf, maar we kijken met pijn in het hart naar de impact die dit op andere ondernemers heeft. Daarom zijn we wel hard aan het werken aan een oplossing om andere bedrijven te helpen met het – nu helaas gedwongen – behalen of verbeteren van hun online succes. Daarover binnenkort meer!

Voor nu wel een lijstje met de belangrijkste tools die ons helpen om het thuiswerken te vergemakkelijken:

  • Slack: online overleggen en videobellen. Als je deze link gebruikt om een account aan te maken krijg je $100 van Slack. De basislicentie is gratis;
  • Zoom: videobellen met mensen buiten je organisatie, zoals bijvoorbeeld klanten. Hun tips vind je op https://zoom.us/docs/en-us/covid19.html. Met de gratis variant kun je maximaal 40 minuten 1-op-1 videobellen;
  • Calendly: online afspraken laten plannen in je agenda, bijvoorbeeld om te videobellen via Zoom. Deze integratie wordt nu tijdelijk gratis aangeboden, lees meer op https://blog.calendly.com/meeting-integration-update/;
  • Notion: voor het online samenwerken aan documentatie binnen je organisatie. Voor beperkt gebruik is Notion gratis. Lees meer over de inzet van Notion voor thuiswerken op https://www.notion.so/remote;
  • Toggl Plan: voor het eenvoudig plannen van werk (en dus ook inzicht in beschikbaarheid) binnen je team. Toggl Plan is gratis tot 5 gebruikers: https://toggl.com/plan/product.

Voor de thuiswerkers wil ik nog het advies geven: houd privé en werk zo goed mogelijk gescheiden. Gebruik de afspraken over thuiswerken die wij hanteren gerust als basis.

Ben je ondernemer en heb je hulp nodig? We hebben iets voor je! Samen staan we sterk 🙋

Vic D’Elfant, vennoot bij MIDDAG

Bekijk alle updates